Quién ficha y quién no, qué tiene que llevar el registro y cuántos años hay que guardarlo. Con el artículo de la ley al lado de cada respuesta, para que no tengas que fiarte de nuestra palabra.
Es de las preguntas que más se repiten y de las que peor se contestan: unas dicen que con una empleada no hace falta, otras que basta con el cuadrante de la pared. Aquí va lo que dice la norma, sin adornos y sin meterte prisa.
En corto: si tienes a alguien contratado —aunque sea una sola persona y a media jornada— tu salón tiene que llevar un registro diario con la hora de entrada y la de salida de cada trabajadora, guardarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Lo dice el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 8/2019, en vigor desde el 12 de mayo de 2019. Si trabajas sola como autónoma, no fichas. Y el papel vale: la ley no obliga a ninguna aplicación concreta.
La regla es sencilla: ficha quien tiene un contrato de trabajo. No ficha quien no lo tiene.
Tu empleada a jornada completa: ficha.
Tu empleada a media jornada: también. La norma no distingue por tipo de jornada ni por tamaño de la empresa.
Si solo tienes a una persona: igual. Una trabajadora ya es plantilla.
Tú, si eres autónoma y trabajas por tu cuenta: no fichas. La obligación es sobre las personas trabajadoras por cuenta ajena.
Y dos casos que conviene preguntar a tu gestoría, porque dependen de cómo esté hecho el papeleo, no de una regla general:
Las alumnas en prácticas: depende del convenio de prácticas y de si hay relación laboral detrás.
La socia o administradora que trabaja en el salón: depende de si tiene contrato laboral o es relación mercantil.
Menos de lo que la gente se imagina, pero exactamente esto:
De cada persona y de cada día. Eso es lo que pide la norma, literalmente.
Es un registro diario. Un cuadrante con el horario teórico no es un registro de jornada: el horario es lo previsto, el registro es lo que pasó de verdad.
Y disponible para la propia trabajadora, para sus representantes y para la Inspección de Trabajo.
La ley no te obliga a usar ningún programa. Te obliga a que el registro sea veraz. Un papel firmado cada día vale; un papel que se rellena el viernes de memoria, no.
Nada de esto exige una aplicación. Exige constancia, que es justo lo que se rompe un sábado con el salón lleno.
Estas cuatro salen en casi todas las conversaciones:
«Se quedan diez minutos terminando a una clienta.» Ese tiempo es trabajo y queda registrado. Qué se hace luego con él —pagarlo, compensarlo con tiempo— lo dice tu convenio, y ahí manda tu gestoría.
«Se le ha olvidado fichar.» Pasa. Lo correcto es corregirlo dejando constancia de que se corrigió y de por qué. Lo que no vale es reescribir el registro como si nada.
«¿Y la pausa de la comida?» Si la trabajadora sale del salón y esa pausa no es tiempo de trabajo según tu convenio, tiene sentido que quede reflejada. Si no estás segura, lo mira tu gestoría antes de montar el sistema, no después.
«¿Puedo obligarlas a fichar desde su móvil?» Es terreno delicado: el medio lo pone la empresa y no puede convertirse en control fuera de la jornada. Tenerlo en una tablet o en el ordenador del mostrador te evita la discusión entera.
Lo que piden no es un programa bonito. Es poder ver esto:
Los registros de los cuatro años anteriores, persona a persona y día a día.
Que coincidan con los contratos y con las nóminas. Un contrato de 20 horas con registros de 38 es lo que de verdad enciende la luz.
Que estén en el centro de trabajo o se puedan mostrar en el momento. «Lo tiene mi gestor» no es una respuesta cómoda.
No llevar registro es una infracción grave en materia de relaciones laborales (artículo 7.5 de la LISOS).
Y ya que preguntas por la cifra, te la damos entera, sin adornos. Las infracciones graves en relaciones laborales se sancionan en tres grados (artículo 40.1.b de la LISOS, con las cuantías que fijó la Ley 10/2021):
Grado mínimo: de 751 a 1.500 €.
Grado medio: de 1.501 a 3.750 €.
Grado máximo: de 3.751 a 7.500 €.
El grado no lo elige nadie al azar: la Inspección lo gradúa según criterios del artículo 39 de la LISOS, entre ellos el número de personas afectadas y si hay perjuicio económico.
Un salón pequeño que simplemente no llevaba el registro está en la parte de abajo de esa escala, no en la de arriba. Y una cosa que tranquiliza: la Inspección no suele aparecer por sorpresa en un salón de tres personas. Lo habitual es que llegue por una denuncia o por un cruce de datos. Tener el registro al día convierte esa visita en un trámite.
El fichaje va incluido, sin coste aparte y sin otro programa más que aprender:
Cada persona ficha Entrar y Salir desde el mismo sitio donde ya está la agenda. Dos botones, sin menús.
Tú ves de un vistazo quién ha fichado hoy y a qué hora, sin perseguir a nadie.
Queda guardado, con su fecha y su hora, listo para enseñarlo el día que haga falta.
Entra en los 19,99 €/mes + IVA, tengas las empleadas que tengas. No es un módulo aparte.
Con el equipo en orden, lo siguiente suele ser mirar qué deja cada servicio por hora de silla. Y si lo que llevas ahora es un cuaderno, tampoco pasa nada: el cuaderno es legal. Lo que falla del cuaderno es que se olvida.
Estás viendo muchos titulares de 2026 que lo dan por hecho. Conviene aclararlo:
Lo que está en vigor es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, de 2019. Te obliga a registrar la jornada, no a hacerlo con una aplicación: el papel, la hoja de cálculo o un programa valen, si el registro es fiable.
La reforma que impondría el formato digital no está aprobada. Comprobado el 28 de septiembre de 2026: sigue en tramitación y no tiene fecha de entrada en vigor.
Cuando se apruebe, no será de un día para otro: entraría en vigor a los veinte días de publicarse en el BOE. Habrá margen.
Si alguien te llama diciéndote que estás fuera de la ley porque no fichas en digital y que pagues hoy, ya sabes de qué va esa llamada.
Lo iremos actualizando aquí con su fecha. Mientras tanto, si llevas el registro al día en papel, estás cumpliendo.
De dónde sale todo esto. La obligación de registro de jornada está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, en vigor desde el 12 de mayo de 2019. Las infracciones están en el artículo 7.5 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, y sus cuantías en el artículo 40.1.b del mismo texto, con los importes que fijó la Ley 10/2021, de 9 de julio. Los criterios de graduación están en el artículo 39. Las tres normas y sus cuantías se comprobaron contra fuente oficial el 28 de septiembre de 2026, incluida la situación de la reforma del registro digital, que a esa fecha seguía sin aprobar. Esta página es divulgativa y no sustituye al asesoramiento de tu gestoría, que es quien conoce tu convenio y tus contratos.
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